La pandemia no sólo obligó a los emprendedores a adaptarse a las nuevas situaciones de mercado, sino también a cambiar la forma de organizarse y comunicarse con el equipo, clientes y proveedores. Hoy, tras cuatro meses de teletrabajo, las reuniones virtuales ya son una parte de la cotidianeidad laboral.
Existen cientos de estrategias para reunirse online, dependiente del tamaño de la empresa y su manera de organizarse. Por ejemplo, existe la posibilidad de agendarse reuniones periódicas o según necesidad, con todo el equipo o solamente una parte, con o sin cámara, por horas o solamente pocos minutos, etc. Teniendo en cuenta la variedad de opciones, surge la pregunta:
¿Cómo realizar reuniones virtuales efectivas?
Para profundizar este tema, Cristóbal entrega algunos consejos para mejorar reuniones y presentaciones online:
1. Prepárate bien
Para realizar una reunión virtual de la manera más efectiva posible, una buena preparación es clave. Eso implica, por un lado, que todos los participantes tengan claros los temas a conversar, y por otro, que todos los requisitos tecnológicos estén establecidos.
“Hay que tener claros los puntos de tocar y posterior enviar una minuta de los temas tratados para el orden de todos los participantes. En temas prácticos, recomiendo sentarse 10 minutos antes, revisar el link y la conexión, por lo general a último minuto puede haber algo que no carga y lo peor es partir una reunión dando explicaciones y estresado porque no te pudiste conectar a tiempo”, aconseja.
2. Respeta el calendario
Lo que diferencia las reuniones virtuales de las presenciales es que, estando juntos en una sala, normalmente todos parten a tiempo y la reunión dura efectivamente lo que se acuerda. Eso se puede perder online y muchas veces pasa que los encuentros virtuales comienzan con atraso. Para evitar perder tiempo valioso, “hay que seguir los mismos pasos que en una reunión presencial y respetar la hora acordada”, dice Cristóbal. Eso revela también la importancia del primer punto, porque si ya existe una agenda precisa y una buena planificación temporal, será mucho más fácil cumplir el horario y respetar los tiempos.
3. Da importancia al diseño de las presentaciones
“Creo que el diseño de las presentaciones es fundamental, desde lo estético y desde cómo presento el contenido. En lo estético logro una mejor imagen de lo que quiero presentar y en el contenido capto atención. Si hago una presentación muy larga, donde me dedico a leer lo que está escrito, termino aburriendo y perdiendo el foco de lo que quiero que quede en la cabeza del resto de los participantes.”, explica.
Por lo tanto, puede ser clave crear presentaciones atractivas, siguiendo algunas reglas básicas de diseño, como por ejemplo utilizar una tipografía específica que se repita, usar una paleta de colores particular, no sobrecargar las diapositivas, respetar los bordes, etc.
Buenas plataformas para crear presentaciones dinámicas y creativas son por ejemplo Prezi, Canva, Google Slides o PowerPoint. Esas herramientas además pueden aumentar la conexión emocional entre los participantes, que por lo general es mucho más baja en encuentros virtuales que en reuniones personales, donde hay más interacción. Sin embargo, haciendo uso de todas las herramientas que ofrece la sala de reunión online como las presentaciones, chats, reacciones rápidas, encuestas cuantitativas, etc., los miembros de la reunión se pueden involucrar y de esa manera, trabajar de una manera más constructiva y eficiente.
Por último, es importante para todos los tipos de presentaciones y reuniones, virtuales o presenciales, contar con un líder inspirador que transmita entusiasmo y promueva la retroalimentación. Lo mejor que se puede hacer para captar el interés y aumentar la motivación del equipo, es invitarlo a formular preguntas, dejar comentarios y aportar sus ideas. De esa forma, reuniones en los que los participantes pierden su interés y se distraen, serán cosa del pasado.
